16
ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑ
ΕΡΕΥΝΑ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ | 12/2014 - 02/2015
Καινοτομώντας Ψηφιακά
Σε νέα βάση μπαίνει η κατάθεση των
διδακτορικών στο Εθνικό Αρχείο Διδα-
κτορικών Διατριβών, με την ανάπτυξη
του ολοκληρωμένου Συστήματος Δια-
χείρισης και Ηλεκτρονικής Κατάθεσης
Διατριβών, το οποίο αναπτύχθηκε από
το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ).
Στο νέο ηλεκτρονικό περιβάλλον οι
γραμματείες των ΑΕΙ, ο διδάκτορας και
το προσωπικό του ΕΚΤ συμπράττουν
συνεργατικά για την ηλεκτρονική κα-
τάθεση των διδακτορικών διατριβών
στο ΕΑΔΔ, συμβάλλοντας ενεργά στη
συγκέντρωση, την τεκμηρίωση και την
άμεση διάθεση του έγκριτου αυτού
επιστημονικού περιεχομένου στην ελληνική και
διεθνή επιστημονική κοινότητα.
Μετά την επιτυχή υποστήριξη μιας διδακτορι-
κής διατριβής και προκειμένου να χορηγηθεί
ο τίτλος του διδάκτορα από το αντίστοιχο ΑΕΙ,
απαιτείται η κατάθεσή της στο Εθνικό Αρχείο
Διδακτορικών Διατριβών (ΕΑΔΔ), για την ανά-
πτυξη του οποίου είναι θεσμικά υπεύθυνο το
Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (N.1566/1985).
Το νέο Σύστημα Διαχείρισης και Ηλεκτρονικής
κατάθεσης των διατριβών στο ΕΑΔΔ, ενσωμα-
τώνοντας τις απαιτούμενες ροές εργασίας σε
ένα ολοκληρωμένο και αυτοματοποιημένο σύ-
στημα απόθεσης των διατριβών στο ψηφιακό
αποθετήριο. Πιο συγκεκριμένα, το νέο σύστημα
επιτρέπει σε όλους τους εμπλεκόμενους (γραμ-
ματείες AEI, διδάκτορες, ΕΚΤ) να διεκπεραιώ-
νουν τις διαδικασίες κατάθεσης με εύκολο και
άμεσο τρόπο, καθοδηγώντας τους στα διαδοχι-
κά βήματα της κατάθεσης, και εξασφαλίζοντας
κατ' αυτόν τον τρόπο, την πληρότητα του αρχεί-
ου με αξιόπιστα στοιχεία.
Τα χαρακτηριστικά και οι λειτουργίες του νέου
Συστήματος Διαχείρισης και Κατάθεσης Διδα-
κτορικών Διατριβών περιλαμβάνουν:
• Αυτοματοποίηση των βημάτων κατάθεσης της
διδακτορικής διατριβής με άμεση ενημέρωση
όλων των εμπλεκομένων,
• Δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας
κατάθεσης των διδακτορικών σε πραγματικό
χρόνο,
• Δυνατότητα άμεσης παρέμβασης μέσω διαδι-
κασιών αυτοαρχειοθέτησης για τη διόρθωση/
βελτίωση των εγγραφών,
• Υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας για τις γραμ-
ματείες, όπως εξαγωγή στατιστικών στοιχείων
για τις διατριβές και τους διδάκτορες, δυνατό-
τητα εξαγωγής καταλόγων διατριβών / διδα-
κτόρων, κλπ).
Στον σχεδιασμό της νέας πλατφόρμας περιλαμ-
βάνεται ακόμη, ηλεκτρονική φόρμα που απευ-
θύνεται στους διδάκτορες, μέσω της οποίας
συλλέγονται στοιχεία για τη χαρτογράφηση σε
εθνικό επίπεδο αυτού του υψηλής ειδίκευσης
ανθρώπινου δυναμικού. Το ερωτηματολόγιο
ακολουθεί τις μεθοδολογικές κατευθυντήριες
γραμμές του ΟΟΣΑ και της Eurostat.
Στο πλαίσιο της υλοποίησης του νέου συστή-
ματος, τα πληροφοριακά συστήματα του Εθνι-
κού Αρχείου Διδακτορικών Διατριβών ανα-
βαθμίστηκαν και επεκτάθηκαν σημαντικά για
την υποστήριξη της υπηρεσίας διαδικτυακής
κατάθεσης. Το σύστημα διαχείρισης του ΕΑΔΔ
επεκτάθηκε ώστε να υποστηρίζει τη νέα διαδι-
κασία, μεταξύ άλλων, με νέες φόρμες εισαγωγής
δεδομένων, λειτουργίες διαχείρισης των νέων
εξελιγμένων ροών εργασίας, διαχείριση δικαι-
ωμάτων πρόσβασης και χρήσης, λειτουργίες
λεπτομερούς καταγραφής ιστορικού ενεργειών
καθώς και οπτικοποιήσεις. Αναπτύχθηκαν επί-
σης και εφαρμόστηκαν με επιτυχία αυτοματο-
ποιημένες λειτουργίες καθαρισμού δεδομένων
σε ευρεία κλίμακα. Οι συγκεκριμένες λειτουργί-
ες έδωσαν τη δυνατότητα της αντιστοίχισης του
συνόλου των διατριβών στο ΕΑΔΔ με το οικείο
τμήμα και κατέστησαν δυνατή την παροχή υπη-
ρεσιών προστιθέμενης αξίας.
Από την εφαρμογή του νέου Συστήματος προ-
κύπτουν πολλαπλά οφέλη για όλα τα εμπλεκό-
μενα μέρη, βελτιώνεται η επικοινωνία μεταξύ
τους, μειώνεται η γραφειοκρατία και εξοικονο-
μείται χρόνος αλλά και χαρτί, καθότι το σύνολο
των ενεργειών γίνεται πλέον ηλεκτρονικά και
απομακρυσμένα.
Το σύστημα τέθηκε σε πιλοτική εφαρμογή από
το καλοκαίρι 2014, με τη διάθεσή του σε επι-
λεγμένες γραμματείες τμημάτων με τις οποίες
πραγματοποιήθηκε ο έλεγχος του συστήματος.
Το νέο σύστημα Διαχείρισης και Ηλεκτρονικής
Κατάθεσης των Διδακτορικών Διατριβών εί-
ναι πλέον διαθέσιμο σε όλες τις γραμματείες
των ΑΕΙ, και το ΕΚΤ καλεί όλες τις γραμματεί-
ες να χρησιμοποιούν στο εξής μόνο τον νέο
τρόπο κατάθεσης και να επωφεληθούν από
τις πρόσθετες λειτουργίες που προσφέρει το
νέο σύστημα. Στο σύστημα είναι αναρτημένοι
αναλυτικοί οδηγοί χρήσης για γραμματείες και
διδάκτορες, και παράλληλα το προσωπικό του
ΕΚΤ είναι διαθέσιμο να προσφέρει υποστήριξη
στους χρήστες, εφόσον χρειαστεί.
Το Σύστημα Διαχείρισης & Ηλεκτρονι-
κής Κατάθεσης του Εθνικού Αρχείου
Διδακτορικών Διατριβών αναπτύσ-
σεται στο πλαίσιο της πράξης "Εθνικό
Πληροφοριακό Σύστημα Έρευνας και
Τεχνολογίας/Κοινωνικά Δίκτυα – Πε-
ριεχόμενο Παραγόμενο από Χρήστες"
που υλοποιείται από το Εθνικό Κέντρο
Τεκμηρίωσης. Η πράξη εντάσσεται στο
Επιχειρησιακό Πρόγραμμα "Ψηφιακή
Σύγκλιση" του ΕΣΠΑ (με τη συγχρημα-
τοδότηση της Ελλάδας και της Ευρω-
παϊκής Ένωσης - Ευρωπαϊκό Ταμείο
Περιφερειακής Ανάπτυξης).
: μια πολύτιμη πηγή γνώ-
σης
Σημειώνεται ότι το Εθνικό Αρχείο Διδακτορι-
κών Διατριβών διατίθεται μέσω του δικτυακού
τόπου
όπου βρίσκονται
συγκεντρωμένες σε ψηφιακή μορφή οι διδα-
κτορικές διατριβές που έχουν εκπονηθεί στα
ελληνικά πανεπιστήμια από Έλληνες και ξένους
διδάκτορες, και σε πανεπιστήμια του εξωτερι-
κού από Έλληνες διδάκτορες (αναγνωρισμένες
από το ΔΟΑΤΑΠ).
Στο αποθετήριο του ΕΑΔΔ περιλαμβάνονται πε-
ρισσότερες από 31.000 βιβλιογραφικές εγγρα-
φές διατριβών, συστηματικά τεκμηριωμένες (με
στοιχεία όπως τίτλος, περίληψη, συγγραφέας,
επιστημονικό πεδίο, εκπαιδευτικό ίδρυμα, μέλη
επιτροπής, έτος απονομής του διδακτορικού
τίτλου, λέξεις-κλειδιά, χώρα, γλώσσα).
Για περισσότερες από 25.000 διατριβές παρέχε-
ται η πρόσβαση στο πλήρες κείμενο της διατρι-
βής - το ΕΑΔΔ περιλαμβάνει σήμερα περισσό-
τερες από 5.400.000 ψηφιοποιημένες σελίδες,
ένας αριθμός που διαρκώς αυξάνεται. Εκτός από
τη δυνατότητα ξεφυλλίσματος και εκτύπωσης
ανά σελίδα, οι χρήστες μπορούν πλέον να απο-
θηκεύσουν τη διατριβή σε μορφή αρχείου pdf,
μετά από την εγγραφή τους στο αποθετήριο.
Οι εγγεγραμμένοι χρήστες (περισσότεροι από
40.000 μέχρι σήμερα) μπορούν, επίσης, να
παραγγείλουν online μια διατριβή σε έντυπη
μορφή ή σε CD/DVD, ή να εκδηλώσουν το εν-
διαφέρον τους για την ψηφιοποίηση/ανάρτηση
του πλήρους κειμένου μιας διατριβής που δεν
διατίθεται διαδικτυακά.
info
Σύστημα Διαχείρισης και
Ηλεκτρονικής Κατάθεσης
Διδακτορικών Διατριβών
Εθνικό Αρχείο Διδακτορικών Διατριβών
Νέο Σύστημα Διαχείρισης & Ηλεκτρονικής Κατάθεσης
Διδακτορικών Διατριβών από το ΕΚΤ
